Lapin AMK, MTI ja Lapin yliopisto: opiskelijat kiirehtivät ruokalaan pieninä ryhminä, naureskellen ja jutellen. Mikään ei näytä poikkeavan totutusta. Kaiken arkisen hulinan keskelle on kuitenkin ilmestynyt kauan odotettu uutuus: DASin pop-up-toimisto. Asiakasneuvojat Aki ja Juho ovat pitäneet nyt kolmena päivänä liikkuvaa toimistoa Rantavitikan kampusalueella ja heidän luokseen on voinut tulla juttelemaan asuntoasioista, tarkistamaan asuntohakemuksen tilannetta tai ihan vaikka vain ottamaan mukaansa pöydästä löytyviä luutuja tai mikrokuituliinoja.
DASin tietojärjestelmät sekä tietokoneet on päivitetty vuoden 2017 lopun ja tämän vuoden alun aikana. Tämä on mahdollistanut sen, että usean vuoden odotuksen jälkeen, voimme vihdoinkin hoitaa asiointia kasvotusten asiakkaiden kanssa poissa toimistoltamme. DAS on ollut aiemminkin mukana esimerkiksi erilaisilla messuilla, mutta tuolloin emme vielä ole päässeet käyttämään tietojärjestelmiämme etänä. Nyt se on kuitenkin mahdollista.
Pop-up-toimistolla pyrimme laajentamaan palveluvalikoimaamme ja jalkautumaan sinne, missä opiskelijatkin ovat – oppilaitoksille. Vaikka parin ensimmäisen kokeilukerran aikana emme havainneetkaan suurta yleisöryntäystä, tarve liikkuville palveluille on ilmeinen. Asiakaspalautteessamme on toivottu joustavuutta esimerkiksi aukioloaikoihin, koska luentotaukojen välissä on koettu hankalaksi käydä asioimassa toimistollamme asti. DASin pop-up-toimistot vastaavatkin kahteen asiaan: toimistoa pidetään oppilaitoksilla lähellä opiskelijoita toimistomme aukioloajoista poiketen, jotta opiskelijat ehtisivät entistä paremmin hoitamaan asuntoasioitaan ilman erillistä käyntiä toimistollamme.
Toimistoasiointi on edelleen olennainen osa palveluitamme, mutta ensikokeilujen perusteella pop-up-toimistot tarjoavat myös alustan entistä kattavammille palveluille. Langattomasti sekä etänä käytettävät palvelut mahdollistavat esimerkiksi sen, että jos mukaan saadaan muita opiskelijalle tärkeitä organisaatioita, kuten Kelan tai oppilaitoksen edustajia, opiskelija voi hoitaa monia asioita samassa paikassa samaan aikaan ilman tarvetta käydä jokaisen organisaation luona erikseen.
Juhon mielestä pop-up-toimiston pitäminen toi virkistävää vaihtelua työpäivään. Työn tekeminen erilaisessa ympäristössä muutaman tunnin ajan oli mukavaa varsinkin, kun asiakkaat saattoivat pysähtyä keskustelemaan asuntoasioistaan ja jatkaa tämän jälkeen vaivattomasti matkaa ruokailuun tai luennolle. Toisaalta, osa ohikulkijoista ei ehkä vielä ollut kuullutkaan mahdollisuudesta hoitaa asuntoasioita nyt täysin toimiston ulkopuolella. Aki oli asiasta pitkälti samaa mieltä. Hänen mielestään oli myös positiivista, että pop-up-toimiston avulla sai lisättyä palveluiden tavoitettavuutta.
Yhteenvetona Juho ja Aki toteavatkin, että pop-up-toimistossa on paljon potentiaalia ja sen avulla on mahdollista tavoittaa asiakkaat entistä paremmin. Asiakaskohtaamiset oppilaitoksilla olivat mukavia ja rentoja. Seuraava tavoite onkin, että entistä useampi asiakkaistamme huomaa pop-up-toimistomme ja pystyy jatkossa hoitamaan asioitaan entistä kätevämmin kanssamme oppilaitoksilla.